Inwentaryzacja
Do wersji 1.23 systemu InsERT GT dodany został nowy moduł Inwentaryzacja.
Znajduje się on w menu modułu Magazyn (można też wybrać go z głównego paska menu, z opcji Widok - Magazyn - Inwentaryzacja).
Do wersji 1.07 systemu dodany został nowy komponent - Inwentaryzacja.
Dotychczasowa opcja Inwentaryzacja (wywoływana z menu Narzędzia) pozostaje w programie nadal, zmieniła się jedynie jej nazwa - jest to teraz tzw. szybka inwentaryzacja.
Dotychczasowa opcja Inwentaryzacja pozostaje w programie nadal, zmieniła się jedynie jej nazwa - jest to teraz Szybka inwentaryzacja.
Moduł Inwentaryzacja służy do ewidencjonowania zmian w stanach magazynowych towarów, które wynikły z przyczyn niezależnych od użytkownika, jak np. zniszczenie lub kradzież.
Komponent Inwentaryzacja służy do ewidencjonowania zmian w stanach magazynowych towarów, które wynikły z przyczyn niezależnych od użytkownika, jak np. zniszczenie lub kradzież.
Inwentaryzację wykonuje się zazwyczaj na początku roku, można ją jednak wykonywać wielokrotnie w dowolnym momencie pracy z programem. Przeprowadza się ją w każdym magazynie oddzielnie - w tym module nie ma możliwości wykonania zbiorczej inwentaryzacji dla wszystkich magazynów razem.
Na stronie głównej modułu znajdują sie dwie tabele z listami dokumentów: w górnej części zebrane zostaną dokumenty inwentaryzacji zbiorczej, w dolnej inwentaryzacji cząstkowych.
Na stronie głównej komponentu znajdują sie dwie tabele z listami dokumentów: w górnej części zebrane zostaną dokumenty inwentaryzacji zbiorczej, w dolnej inwentaryzacji cząstkowych.
Inwentaryzacja przeprowadzana jest dwustopniowo.
Etap 1 - wprowadzenie inwentaryzacji cząstkowych
Po wybraniu hyperlinka Dodaj znajdującego się nad górna tabelą pojawi się okno inwentaryzacji cząstkowej. Okno to można też wywołać z menu Inwentaryzacja lub z menu kontekstowego tabeli dolnej.
Inwentaryzację cząstkową można wprowadzić, wybierając z menu Operacje, znajdującego się z lewej strony komponentu, opcję Dodaj inwentaryzację cząstkową. Opcję tę można wywołać także z menu kontekstowego tabeli dolnej lub naciskając klawisz [Insert].
Inwentaryzacje cząstkowe wprowadza się m.in. po to, by umożliwić użytkownikom pracę sieciową. Wprowadza się je w pierwszej kolejności.
Inwentaryzacje cząstkowe mają na celu spisanie stanu faktycznego towarów w magazynie. Rozpoczęcie wypisywania IWc poprzedza wczytanie stanów magazynowych. Operacja ta ma na celu orientacyjne zapoznanie się osoby spisującej ze stanem, jaki powinien być wg danych w komputerze. Wczytanie stanów nie powoduje żadnego ruchu magazynowego!
Przebieg tego procesu można opisać następująco: kilku pracowników prowadzi spis z natury w różnych miejscach magazynu. Każdy z nich wprowadza dane o ilości asortymentu znajdującego się w magazynie i zapisuje jako swój spis – swoją inwentaryzację cząstkową. Po zakończeniu wykonywania tych czynności przez wszystkich pracowników następuje wypisanie inwentaryzacji zbiorczej, która odczytuje i sumuje stany towarów z wszystkich dokumentów cząstkowych.
Podczas wypisywania inwentaryzacji zbiorczej użytkownik powinien podać datę wczytania stanów magazynowych. Na podstawie tej właśnie daty program odtwarza stany wszystkich towarów na dany dzień - ustalenie to wynika z tego, że inwentaryzacja zbiorcza może być przygotowana np. kilka dni po wpisaniu inwentaryzacji cząstkowych i w tym czasie może nastąpić już sprzedaż. Natomiast porównanie spisanych w magazynie towarów ze stanami wg komputera powinno odbyć się z datą zgodną z dniem, gdy były one wczytywane.
Przykład: 2 stycznia dla kilku pracowników generowane są inwentaryzacje cząstkowe. Pracownicy dzielą między siebie regały w magazynie i spisują stany rzeczywiste towarów w swoich "rewirach" na swoich IWc. W tym jednak dniu nie mają już czasu na zrobienie z tych dokumentów podsumowania na IWz. Dlatego 3 stycznia wystawiają na podstawie zastanych IWc dokument zbiorczy (IWz) i do niego wczytują stan towarów wg komputera z 2 stycznia – czyli z dnia, kiedy nastąpił spis. Na tej podstawie następuje rozliczenie ewentualnych przychodów lub rozchodów.
Na podstawie stanu wg komputera (na podany dzień) oraz stanów faktycznych odczytanych z inwentaryzacji cząstkowych następuje wyliczenie różnic w stanach.
W przypadku stwierdzenia braków w magazynie program brakującą ilość wstawi w pole Rozchód, natomiast w sytuacji, gdy pojawi sie nadmiar towarów, odpowiednia wartość znajdzie się w polu Przychód. W przypadku rozchodu jako cena zostanie pobrana domyślna cena z dokumentu IWz (ponieważ nie jest wiadomo, w jakiej cenie należy rozchodować towar), zaś w przypadku przychodu – cena średnia ważona wyliczona z wszystkich cen towaru występujących na IWc.
Użytkownik ma także możliwość przeliczenia cen towarów występujących w dokumencie. W tym celu wystarczy skorzystać z hyperlinka Domyślna cena dokumentu wywołującego okno Sposób wyliczania dokumentu.
Etap 2 - zapisanie inwentaryzacji zbiorczej
Po wprowadzeniu dokumentów inwentaryzacji cząstkowej można wypisać dokument inwentaryzacji zbiorczej. W tym celu w omawianym module należy z menu Inwentaryzacja wybrać opcję Wypisz zbiorczą (opcja ta jest też dostępna w menu kontekstowym dolnej tabeli modułu).
Po wprowadzeniu dokumentów inwentaryzacji cząstkowej można wypisać dokument inwentaryzacji zbiorczej. W tym celu w omawianym komponencie należy z menu Operacje wybrać opcję Utwórz zbiorczą (opcja ta jest też dostępna w menu kontekstowym dolnej tabeli).
W trakcie wypisywania dokumentu inwentaryzacji zbiorczej można spowodować przyjęcie lub rozchód towaru w podziale np. ze względu na różne ceny poszczególnych sztuk. W tym celu należy w kolumnie Rozchód lub Przychód z menu kontekstowego wybrać opcję Rozdziel na dostawy (lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl+D]). Dodatkowo użytkownicy niebieskiego PLUSA dla InsERT GT w dokumencie inwentaryzacji zbiorczej mogą także określić kody dostaw dla przychodów i rozchodów.
Użytkownicy systemu w dokumencie inwentaryzacji zbiorczej mogą także określić kody dostaw dla przychodów i rozchodów.
W tym celu należy w kolumnie Rozchód lub Przychód z menu kontekstowego wybrać opcję Rozdziel na dostawy (lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl+D]).
Zapis inwentaryzacji zbiorczej nie powoduje jeszcze wykonania skutku magazynowego. Oznacza to, że można przerwać pracę, zapisać wprowadzone zmiany i powrócić do tworzenia dokumentu w innym czasie.
Dopiero zakreślenie znacznika Zatwierdź inwentaryzację spowoduje, że powstaną dwa powiązane do niej dokumenty magazynowe: PW oraz RW.
W tym pierwszym zapisane będą przychody, w drugim rozchody towarów z uwzględnieniem cen i kodów dostaw, jakie zostały wprowadzone w inwentaryzacji zbiorczej.
Po wystawieniu IWz niemożliwe jest edytowanie i dokonywanie zmian w dokumentach inwentaryzacji cząstkowych, z których została ona wystawiona.
Możliwe jest natomiast wycofanie inwentaryzacji zbiorczej (opcja dostępna w menu Inwentaryzacja lub w menu kontekstowym).
Możliwe jest natomiast wycofanie inwentaryzacji zbiorczej (opcja dostępna w menu Operacje lub w menu kontekstowym).
W menu kontekstowym dostępny jest również raport o pominiętych towarach przy tworzeniu inwentaryzacji zbiorczej, który dotyczy tylko towarów o stanie niezerowym. Umożliwia on podgląd, wydruk oraz wystawienie inwentaryzacji cząstkowej.
Raport może uwzględniać wyłącznie towary o stanie niezerowym w magazynie, jak i bez względu na stan - decyduje o tym ustawienie w parametrach inwentaryzacji zbiorczej.
