Jesteśmy firmą usługową - branża instalacyjna. Faktury sprzedaży wstawiamy nieliczne (rozliczanie obiektu zazwyczaj jedną pozycją na fakturze) za to faktur zakupu z wieloma pozycjami na każdej mamy sporo. Wklepywanie tych faktur zakupu do systemu to 90% czasu pracy księgowej (przyjęcie na magazyn, rozchodowanie na obiekt) - szukam rozwiązań by ten proces usprawnić i skrócić. Ma ktoś z Was jakieś doświadczenia z importem dokumentów zakupu lub uproszczeniem gospodarki magazynowej?

Poczytałem - rozwiązania z wątku są zbieżne z naszą dotychczasową linią działania, niestety nie rozwiązują problemu. Nasi dostawcy nie bardzo są chętni, by współpracować w zakresie obsługi elektronicznej sprzedaży - handlowcy nie chcą dyskutować z księgowymi...
Na chwilę obecną mamy dwa magazyny - główny i kosztowy. Na głównym lądują wszystkie materiały i następnie poprzez RW są wiązane z konkretnymi realizowanymi obiektami. Na magazynie kosztowym lądują pozostałe zakupy (paliwo itp.) nie przypisywane bezpośrednio pod konkretne obiekty. Słabą stroną tego rozwiązania jest konieczność wklepywania dziesiątek pozycji każdej z faktur, następnie rozchodowanie tej masy pozycji - to duży nakład czasu i miejsce na potencjalne błędy.

Wydaje mi się, że rozwiązaniem by było podzielenie magazynu głównego na magazyn obiektowy i magazyn materiałowy. Zakupy u naszych głównych dostawców realizowalibyśmy ściśle pod potrzeby konkretnych obiektów - faktura miała by tylko pozycje z tym obiektem związane. Wpis faktury nie byłby prowadzony z rozbiciem na poszczególne materiały tylko jako jedna pozycja zbiorcza - np. "materiał obiekt X", wchodziłby na magazyn obiektowy i z tego magazynu na koniec miesiąca byłby rozchodowany na dany obiekt. Magazyn byłby na bieżąco czyszczony. Potrzebujemy jednak czasem wiedzieć co konkretnie było kupowane - musielibyśmy "podpiąć" skan danej faktury pod pozycję zbiorczą nią wyrażoną - czy Subiekt ma taką funkcjonalność? Takie rozwiązanie jak szacuję załatwiło by 90% naszych faktur zakupowych i zaoszczędziło co najmniej 70-80% czasu na wpisywanie.
Magazyn materiałowy funkcjonował by jak nasz dotychczasowy magazyn główny - pozostałe faktury były by wpisywane pozycja po pozycji.
Sądzicie, ze to ma sens? Czy niesie to rozwiązanie ze sobą jakieś zagrożenia i nieprzewidziane komplikacje?

Nasi dostawcy nie bardzo są chętni, by współpracować w zakresie obsługi elektronicznej sprzedaży

Zdążyłeś sprawdzić, porozmawiać, czy tak tylko sobie fantazjujesz ? Jakoś nie spotkałem z tym, aby ktoś sprawiał problemy w tym zakresie.

handlowcy nie chcą dyskutować z księgowymi...

Nie mam pojęcia o czy piszesz ? Co ma z tym wspólnego księgowość ?

Na chwilę obecną mamy dwa magazyny - główny i kosztowy. Na głównym lądują wszystkie materiały i następnie poprzez RW są wiązane z konkretnymi realizowanymi obiektami. Na magazynie kosztowym lądują pozostałe zakupy (paliwo itp.) nie przypisywane bezpośrednio pod konkretne obiekty. Słabą stroną tego rozwiązania jest konieczność wklepywania dziesiątek pozycji każdej z faktur, następnie rozchodowanie tej masy pozycji - to duży nakład czasu i miejsce na potencjalne błędy.

Jak pisałem wszystko zależy tylko i wyłącznie od organizacji pracy.

Wydaje mi się, że rozwiązaniem by było podzielenie magazynu głównego na magazyn obiektowy i magazyn materiałowy. Zakupy u naszych głównych dostawców realizowalibyśmy ściśle pod potrzeby konkretnych obiektów - faktura miała by tylko pozycje z tym obiektem związane. Wpis faktury nie byłby prowadzony z rozbiciem na poszczególne materiały tylko jako jedna pozycja zbiorcza - np. "materiał obiekt X", wchodziłby na magazyn obiektowy i z tego magazynu na koniec miesiąca byłby rozchodowany na dany obiekt. Magazyn byłby na bieżąco czyszczony. Potrzebujemy jednak czasem wiedzieć co konkretnie było kupowane - musielibyśmy "podpiąć" skan danej faktury pod pozycję zbiorczą nią wyrażoną - czy Subiekt ma taką funkcjonalność? Takie rozwiązanie jak szacuję załatwiło by 90% naszych faktur zakupowych i zaoszczędziło co najmniej 70-80% czasu na wpisywanie.
Magazyn materiałowy funkcjonował by jak nasz dotychczasowy magazyn główny - pozostałe faktury były by wpisywane pozycja po pozycji.
Sądzicie, ze to ma sens? Czy niesie to rozwiązanie ze sobą jakieś zagrożenia i nieprzewidziane komplikacje?

Jeśli spełnia to wasze oczekiwanie to można spróbować tak popracować i się przekonać. Nie znam nikogo kto pracowałby w ten sposób. Nie do końca też rozumiem jak ma to ułatwić pracę księgowej skoro znacząco wzrośnie liczba dokumentów ?

Tak, robiliśmy wstępne rozeznanie i był słaby odzew - rozmawialiśmy w tej sprawie z osobami nas obsługującymi - handlowcami.

Nie rozumiem, co to znaczy "słaby odzew" ? Mi się wydaje, że nawet nie wiedzieliście o co spytać, a jeśli nawet to nie wiedzieliście jakie możliwości mają dostawcy i ich programy (nie padły żadne nazwy), handlowcy zapewne też nie wiedzieli (nie padł ani jeden powód, dla którego nie chcieli udostępniać dokumentów w takiej formie), więc jak miało coś z tego wyjść ? Po co była wspominana wcześniej księgowość ?

Praca powinna się jednak znacząco skrócić, hipotetycznie (upraszczając):
do wpisania obecnie jest (i następnie rozchodowania) miesięcznie 200 faktur, każda z 10 materiałami daje to 2000 pozycji
wg nowego schematu rośnie nam liczba faktur do 250, ale 200 załatwiamy jednym wpisem - łącznie jest więc 700 pozycji. Do tego wspomniane 200 "jednopozycyjnych" faktur rozchoduje się automatycznie, bez jakichkolwiek przeliczeń i rozbijania na obiekty

To jeszcze raz od początku - po co w ogóle chcecie uzyskać ? Na samym początku pisałeś o pracy księgowej, której w tym momencie przybędzie o około 25 ?

Słaby odzew oznacza, że nikomu nie zależy bym nam dane udostępnić

Ciągle nic nie rozumiem... Podaj choć jeden przykład - system wykorzystywany przez dostawcę i jego tłumaczenie...

Ilość obrabianych faktur wprawdzie wzrośnie, ale za to znacznie zredukuje się liczba wpisów, które się z nimi wiążą - większość z nich będzie jednopozycyjnych. Do tego nie mamy problemów, by od naszych kontrahentów uzyskać faktury w formie elektronicznej, nie będzie więc opóźnień w ich otrzymywaniu, braku czytelności czy też nakładów czasowych na skanowanie.

Ciągle nie rozumiem jak te zmiany mają ułatwić pracę księgowości, gdy według mnie jest wręcz odwrotnie ?

Nie wiem jakie systemy księgowe mają nasi dostawcy (którzy zresztą zmieniają się w czasie) - nikogo do niczego zmusić nie mogę - uznajmy, że ta ścieżka jest nie do wykorzystania. Zresztą nawet jak dogadałbym się z 1 czy 2 i tak temat nie będzie definitywnie rozwiązany.

Systemy "księgowe" nie mają z tym nic wspólnego... Jak też pisałem nie spotkałem jeszcze dostawcy, który robiłby z tego jakiś problem, praktycznie każdy pogram posiada takie możliwości tylko często użytkownicy nie potrafią ich obsługiwać... Czy z tego skorzystasz czy nie to Twój wybór, ale warto przynajmniej poznać możliwości.

Ilość pracy w dziale księgowym to przecież nie ilość samych faktur (jako dokument) do "obrobienia" ale tego ile pozycji materiałowych na każdej z faktur się znajduje. Wciągnięcie na magazyn (i późniejsze rozchodowanie) faktury z jedną pozycją a faktury z 10 pozycjami asortymentowymi to przecież istotna różnica - chyba że się mylę.

Tak, całkowicie się mylisz, (w uproszczeniu) dokumenty wprowadza się w pełnej księgowości według stawek VAT, więc w praktyce tylko jedną pozycją.

Cytat: dkozlowski w Grudzień 28, 2015, 19:31:41

Tak, całkowicie się mylisz, (w uproszczeniu) dokumenty wprowadza się w pełnej księgowości według stawek VAT, więc w praktyce tylko jedną pozycją.

Nie chodziło mi o samo rozliczenie (zaliczenie w koszty) faktury zakupu tylko o, jak nazwa wątku, wprowadzenie jej do systemu - gospodarka magazynowa. Wg mojej księgowej 90% czasu pochłania wpisywanie faktur, a dokładnie wpisywanie z nich wszystkich pojedynczych pozycji asortymentowych i późniejsze zdejmowanie tych materiałów pod konkretne obiekty.

Pierwszy raz się spotykam z sytuacją, aby księgowa zajmowała się takimi rzeczami.

Czy robi to księgowa, czy też inna osoba to jest nieistotne. Istotne jest ile zajmuje to czasu i czy da się ten proces zoptymalizować, tak by zaoszczędzony czas przeznaczyć na inne potrzeby. Szczerze powiedziawszy nie rozumiem postawy w niektórych firmach, że pracownicy nie interesują się tym co robią ich współpracownicy - wychodzą z założenia, że ich to nie dotyczy. Jakość i wydajność firmy to praca całego zespołu - od pomocnika magazyniera po prezesa